So funktioniert das
Hinweisgebersystem
Hinweise melden, sicher kommunizieren und Fälle verwalten – alles in einer Plattform.
Der gesamte Prozess von der Meldung bis zur Fallbearbeitung erfolgt sicher, vertraulich und DSGVO-konform.
1Hinweis melden
Hinweisgeber können über das Hinweisgeberportal eine Meldung einreichen – auf Wunsch vollständig anonym.
Dabei können Sie:
- Den Sachverhalt beschreiben
- Dokumente oder Beweise hochladen
- Kontaktdaten angeben (optional)
2Geschützter Posteingang für Hinweisgeber
Nach dem Absenden der Meldung erhält der Hinweisgeber einen persönlichen Zugangscode.
Mit diesem Code kann jederzeit ein geschützter Posteingang geöffnet werden.
Über diesen Bereich können Hinweisgeber:
- Antworten der Organisation lesen
- Zusätzliche Informationen senden
- Anonym auf Rückfragen reagieren
3Benachrichtigung der Organisation
Sobald eine Meldung eingeht, werden die zuständigen Personen der Organisation automatisch informiert.
Über den Administrationsbereich können autorisierte Mitarbeitende:
- Neue Meldungen einsehen
- Zuständigkeiten festlegen
- Die Bearbeitung starten
4Bearbeitung im Administrationsbereich
Alle Meldungen werden im Administrationsbereich strukturiert verwaltet.
Dort können Verantwortliche:
- Meldungen prüfen und dokumentieren
- Interne Notizen hinterlegen
- Rückfragen an Hinweisgeber stellen
- Den Bearbeitungsstatus verwalten
Die Kommunikation erfolgt direkt über das System und bleibt für Hinweisgeber geschützt.
5Dokumentation und Abschluss
Der gesamte Bearbeitungsprozess wird im System dokumentiert.
So behalten Organisationen jederzeit den Überblick über eingegangene Meldungen und deren Bearbeitung.
SecureWhistle unterstützt Organisationen bei der Umsetzung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), mit dem Deutschland die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 umgesetzt hat.